RODO - czyli zmiany w przepisach

 

Jak przetwarzamy dane osobowe?

Jako Smart Conferences Sp. z o.o. w świetle przepisów jesteśmy, administratorem Państwa danych osobowych. Oznacza to, że odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami.

1.W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Państwa dane osobowe?
Państwa dane osobowe, uzyskane przy zawieraniu umowy oraz w trakcie jej trwania, wykorzystujemy w następujących celach:
1) zawarcia i wykonania łączącej nas umowy w czasie jej trwania i w czasie rozliczeń po jej zakończeniu (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 b) RODO, podstawę tę będziemy nazywać w skrócie wykonaniem umowy);
2) wykonania ciążących na nas obowiązków prawnych, np.:
a) wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych,
b) udzielanie odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianej przepisami.
Z danych potrzebnych do realizacji obowiązków prawnych będziemy korzystać:
2.1. w czasie wykonania obowiązków, np. wystawienia faktury (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 c) RODO; podstawę tę będziemy nazywać obowiązkiem prawnym),
2.2. w czasie, w którym przepisy nakazują nam przechowywać dane, np. podatkowe (podstawa prawna: obowiązek prawny), 
2.3. w czasie, w którym możemy ponieść konsekwencje prawne niewykonania obowiązku, np. otrzymać karę finansową od urzędów państwowych (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 f) RODO; podstawę tę będziemy nazywać naszym prawnie uzasadnionym interesem)
3) wykrywania nadużyć i zapobiegania im – w czasie trwania umowy (podstawa prawna: wykonanie umowy), a następnie przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy, a w przypadku dochodzenia przez nas roszczeń lub zawiadamiania właściwych organów – w czasie trwania takich postępowań (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes);
4) ustalenia, obrony i dochodzenia roszczeń, co obejmuje m.in. sprzedaż naszych wierzytelności z umowy innemu podmiotowi – przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes);
5) marketingu bezpośredniego – w czasie trwania umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes);
6) tworzenia zestawień, analiz i statystyk na nasze potrzeby wewnętrzne; obejmuje to w szczególności raportowanie, badania marketingowe, planowanie rozwoju oferty i usług, prace rozwojowe w systemach informatycznych, tworzenie modeli statystycznych (np. dotyczących ochrony przychodów) – w czasie trwania umowy, a następnie nie dłużej niż przez okres, po którym przedawnią się roszczenia wynikające z umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes);
7) weryfikacji wiarygodności płatniczej – przez okres niezbędny do dokonania takiej oceny przy zawarciu, przedłużeniu lub rozszerzeniu zakresu tej lub kolejnej umowy oraz do rozpatrywania związanych z tym reklamacji (podstawa prawna: wykonanie umowy); dotyczy to także danych uzyskanych przez nas z innych źródeł, a jeśli zawierają Państwo z nami kolejną umowę –
Państwa danych posiadanych już przez nas przed jej zawarciem;
8) wsparcia obsługi, dostosowanie obsługi w oparciu m.in. o dane w ofercie, z której Państwo korzystają, czy o dane z dotychczas złożonych reklamacji - w czasie trwania umowy (podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes).

We wskazanych powyżej celach (oprócz celu „zawarcia i wykonania umowy” oraz „wykonania obowiązków prawnych”) będziemy dokonywać profilowania, czyli zautomatyzowanej analizy Państwa danych i opracowania przewidywań na temat preferencji lub przyszłych zachowań (np. w przypadku profilowania marketingowego będziemy określać, którą ofertą mogą być Państwo najbardziej zainteresowani). Jeśli wyrażą Państwo zgodę na wykorzystywanie swoich danych, treść tej zgody będzie określać cel, w którym będziemy przetwarzać te dane.

2. Które dane należy nam podać?
Do zawarcia umowy wymagamy podania przez Państwa danych w formularzu umowy (jeśli ich Państwo nie podadzą, nie zawrzemy umowy). Dodatkowo możemy poprosić o dane opcjonalne , które nie mają wpływu na zawarcie umowy. 
Podawanie danych przy zawieraniu umowy nie jest wymogiem ustawowym. Dane te są jednak potrzebne do prawidłowej weryfikacji kontrahenta zarówno w celu zawarcia umowy.
W trakcie trwania umowy wchodzimy w posiadanie dodatkowych Państwa danych, co jest konsekwencją wykonywania łączącej nas umowy.

3. Dodatkowe informacje o danych osobowych
Zawierając umowę lub w czasie trwania umowy, mogą Państwo dodatkowo np. zamówić dodatkowe usługi lub towary albo skorzystać z funkcjonalności nieobjętych dotąd umową. Jeśli będzie to wymagało wykorzystania Państwa danych w sposób inny niż opisany w tym dokumencie, brakujące informacje uzupełnimy i przekażemy, o ile to możliwe, przed uzyskaniem danych. W pozostałym zakresie informacje, o przetwarzaniu danych zawarte w tym dokumencie, pozostaną aktualne.

4. Komu przekazujemy Państwa dane?
Państwa dane przekazujemy:
a) podmiotom świadczącym nam usługi rachunkowego oraz podatkowe, 
b) podwykonawcom wspierających nas w wykonywaniu łączącej nas z Państwem umowy, 
c) podmiotom prowadzącym działalność pocztową lub kurierską.

5. Dane z innych źródeł
Jeśli płacą Państwo za pośrednictwem np. banku lub instytucji płatniczej, to wejdziemy w posiadanie informacji o tym, z jakiego konta, w jakiej instytucji dokonali Państwo zapłaty. Dane te będziemy przetwarzać w celu sprawdzenia, czy dokonali Państwo poprawnej zapłaty, a w razie potrzeby także w celu dokonania zwrotów (podstawa: wykonanie umowy), w celu ustalenia, dochodzenia i obrony roszczeń oraz w celach tworzenia statystyk i analiz (podstawa: nasz prawnie uzasadniony interes).

6. Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (EOG)?
Państwa dane nie trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy (obejmujący Unię Europejską, Norwegię, Liechtenstein i Islandię).

7. Przysługujące Państwu uprawnienia
Mogą Państwo złożyć do nas wniosek (dotyczący danych osobowych) o:
- sprostowanie (poprawienie) danych;
- usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie lub umieszczonych w naszych serwisach internetowych;
- ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie danych – stosownie do złożonego wniosku);
- dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez nas danych oraz o kopię danych);
- przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 RODO).

Z tych praw mogą Państwo skorzystać dzwoniąc pod numer naszego biura (aktualny numer dostęny na stronie www.smart-conferences.pl). Aby mieć pewność, że są Państwo uprawnieni do złożenia wniosku, możemy prosić o podanie dodatkowych informacji pozwalających nam Państwa uwierzytelnić. Zakres każdego z tych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa. To, z którego uprawnienia mogą Państwo skorzystać, zależeć będzie np. od podstawy prawnej wykorzystywania przez nas Państwa danych oraz od celu ich przetwarzania.

8. Prawo sprzeciwu
Niezależnie od praw wymienionych powyżej mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania Państwa danych (w tym profilowania) na potrzeby marketingu bezpośredniego. Po przyjęciu wniosku w tej sprawie jesteśmy zobowiązani do zaprzestania przetwarzania danych w tym celu. W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych (w tym profilowania), jeśli podstawą wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy już mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:
- ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności lub
- podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

9. Zgoda
Jeżeli wykorzystanie przez nas Państwa danych nie jest konieczne do wykonania umowy, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Taka zgoda może umożliwiać np. udostępnienie danych innym podmiotom na potrzeby ich akcji promocyjnych lub automatyczne podjęcie decyzji w oparciu o Państwa dane i na Państwa żądanie. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).

10. Skarga
Mają Państwo prawo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

11. Kontakt i informacje
Nasze dane kontaktowe:
Smart Conferences Sp. z o.o.
ul. Reymonta 4/10
64-330 Opalenica.